Aprenda como fazer uma boa gestão de projetos com nossas 8 dicas!
A gestão de projetos é um conjunto de conhecimentos, habilidades e ferramentas para iniciar, planejar, executar, monitorar, controlar e finalizar com sucesso um projeto. Ou seja, ela busca liderar o cumprimento de uma meta ou objetivo a fim de entregar o melhor resultado possível para as partes interessadas. Para que seja eficiente, é preciso ter foco, estratégia e uma equipe bem capacitada.
Diante disso, diversas medidas precisam ser adotadas pela organização para atingir os resultados esperados e obter a eficiência almejada. Apesar dessa gestão ser de suma importância para o sucesso de um negócio, muitas vezes as empresas não sabem por onde começar.
Pensando nisso, fizemos este post com 8 dicas valiosas para realizar uma gestão de projetos eficiente e promover o sucesso do seu negócio. Confira!
1. Conheça o ciclo de vida do projeto
É fundamental compreender o ciclo de vida do projeto, ou seja, todas as etapas de execução, desde o planejamento até a entrega final. Isso permite ter mais conhecimento e controle sobre o cumprimento das metas e dos prazos estabelecidos.
Um projeto bem estruturado tem um ciclo de vida com cinco fases. Veja quais são elas a seguir.
- Iniciação: é definida a justificativa do projeto, o mapeamento dos gestores, a análise de custo e a viabilidade de execução.
- Planejamento: ocorre a estruturação de um plano coeso e exequível, que define todas as etapas e habilidades necessárias.
- Execução: tudo que foi planejado é colocado em prática.
- Controle e monitoramento: ocorre simultaneamente com a execução, a fim de acompanhar e controlar diariamente o progresso e o cumprimento das metas.
- Encerramento: é hora de encerrar o projeto, independente dos resultados obtidos. É possível identificar os pontos fortes e fracos, sendo uma grande oportunidade para promover melhorias constantes.
2. Estipule um cronograma
O cronograma é essencial para administrar o tempo e controlar o cumprimento das etapas de execução. Com ele, é possível cobrar a finalização das atividades no prazo determinado e acompanhar o avanço do projeto.
Por isso, é importante elaborar um cronograma bem detalhado e de acordo com a realidade para que seja de fato efetivo no gerenciamento do projeto. Assim, é possível minimizar prazos extensos ou curtos demais, otimizando os recursos e o tempo para execução dos serviços.
3. Preveja eventualidades
Imprevistos sempre acontecem, e no dia a dia de obra, por exemplo, isso se torna ainda mais verdadeiro. Apesar disso, quanto mais a equipe conseguir prever eventualidades, mais eficiente será a gestão de projetos.
Isso é possível com um acompanhamento diário da execução das tarefas, permitindo ter uma percepção adiantada do que pode dar errado, identificando possíveis problemas e encontrando as soluções mais adequadas sem que isso comprometa o andamento dos serviços.
4. Crie um plano de ação
Ao entender o que é todo o projeto, quais os prazos para desenvolver cada atividade, quais os recursos disponíveis e o que precisa ser feito para sua conclusão, é hora de criar um plano de ação para acertar as datas, objetivos, recursos, entregas etc.
Ou seja, essa é uma forma organizada de estabelecer metas e objetivos, os serviços que devem ser executados, determinar os responsáveis por cada atividade e acompanhar o progresso de um projeto, para que atinja os resultados esperados.
5. Aloque os recursos adequadamente
É de suma importância monitorar os custos e designá-los de forma adequada para cada etapa dos serviços a serem executados. Cada despesa deve ser justificada e bem orçada, e os gestores devem acompanhar e monitorar quanto, quando e como os recursos foram gastos.
Para o sucesso de um projeto, é preciso garantir que os recursos serão suficientes para concluí-lo plenamente. Isso inclui qualquer gasto que a empresa tenha para que as atividades sejam desenvolvidas de forma satisfatória, como sistemas e equipamentos de informática, mão de obra, materiais, horas-extras, consultorias e serviços terceirizados.
6. Padronize o método de gestão
Estabelecer padrões para a gestão de projetos é fundamental para que a empresa obtenha maturidade e sucesso. A metodologia permite mais organização e direcionamento dos colaboradores, um melhor acompanhamento dos efeitos de cada ação e também auxilia na identificação do que realmente funciona.
Para isso, o gestor precisa elaborar uma série de práticas que condizem com a realidade do negócio. Assim, é possível otimizar o tempo da equipe e os recursos da organização, amenizar as falhas, os problemas e os retrabalhos.
7. Motive a equipe
A equipe é peça chave para que o objetivo final seja alcançado, afinal ela tem contato direto com a execução das atividades e desempenha papel fundamental para que o projeto seja um sucesso. Por isso, é importante mantê-la motivada, alinhando e reconhecendo as habilidades de cada colaborador.
Também é importante dar feedback e ter uma boa comunicação interna. Assim, os colaboradores saberão o que estão fazendo certo e o que precisa ser melhorado, a empresa consegue reduzir as falhas, otimizar o tempo, potencializar a produtividade, gerenciar de forma eficiente os seus projetos e obter excelência em seus resultados.
8. Observe os indicadores de desempenho
Os indicadores de desempenho são ferramentas muito úteis para uma gestão de projetos eficiente. Eles comparam o objetivo final e o que já foi alcançado. Se bem utilizados, eles auxiliam, e muito, na identificação de problemas, bem como nos motivos que fizeram eles surgirem.
Assim, é possível conhecer a situação atual, a curto, médio e longo prazo, de um projeto, de acordo com os padrões preestabelecidos. As adversidades são apontadas de forma mais rápida e exata, tornando possível implantar melhorias constantes na gestão.
Como visto, a gestão de projetos vai muito além de equipes capacitadas e metas bem definidas. Ela é de suma importância para que uma organização consiga obter os melhores resultados e potencializar a sua eficácia.
Em contrapartida, se realizada de maneira inapropriada, traz diversos prejuízos para a empresa, como mau gerenciamento do tempo trabalhado, pouco ou nenhum controle das finanças e da utilização dos materiais, falta de comunicação, gestão de pessoas ineficiente e maior incidência de falhas.
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