6 dicas essenciais de gestão de projetos para engenharia
A gestão de projetos é uma atividade complexa, pautada em planejamento, execução e monitoramento dos serviços. Na construção, a primeira etapa do gerenciamento é a definição adequada do escopo do projeto. Trata-se da definição de objetivos, processos, atividades e entregáveis.
Por definição, projetos são atividades únicas e com duração delimitada. Todo projeto tem início, planejamento, desenvolvimento e encerramento. A gestão de projetos considera administrar o cronograma, as aquisições, os custos, as pessoas e todos os aspectos que venham a interferir na realização do empreendimento.
Gerenciar projetos, portanto, é adotar ferramentas e estratégias para melhorar a eficiência e obter bons resultados. Não perca 6 dicas para fazer isso de forma eficiente!
1. Utilize um bom software para gestão de projetos
Os programas de gestão permitem elaborar e controlar os planos de projeto de forma mais fácil. Também automatizam tarefas e expõem os resultados de forma mais objetiva e organizada. Conhecer as funcionalidades dos softwares resulta em ganho de produtividade e redução de tempo na elaboração do planejamento.
O software mais usado na gestão de projetos é o Ms Project, ferramenta de fácil uso que apresenta as informações no formato de gráficos. O Project adota três pilares dos projetos: prazo, recursos e atribuição de responsabilidades. Sabe quais são as principais funcionalidades do programa? Confira aqui:
- permite atualização de tarefas e compartilhamento de documentos entre membros da equipe;
- facilita o envio de quadros de horário;
- usa ferramentas de agendamento, como gráfico de Gantt;
- possibilita a elaboração de gráficos e diagramas;
- gera relatórios.
2. Elabore o cronograma com precisão
Para desenvolver um bom cronograma de obra, é essencial dispor de um escopo bem delimitado. Quanto maior for a precisão do escopo do projeto, mais preciso será o cronograma, pois, nele serão detalhadas as entregas do projeto. As entregas serão divididas em pacotes de serviço e atividades. É importante estimar adequadamente a duração de cada tarefa.
Uma boa maneira para elaborar cronogramas precisos é adotar obras de referência. Dessa forma, é possível conferir se a estimativa é realista e exequível.
Para desenvolver um bom cronograma, verifique as etapas de um projeto:
- início: elaboração de projeto arquitetônico, estrutural, elétrico, hidráulico e demais instalações pertinentes;
- planejamento: estudo do projeto, lista de atividades, decomposição de escopo e sequenciamento das atividades;
- execução: realização dos itens planejados;
- monitoramento e controle: verificação do cumprimento da baseline definida em cronograma. Confira o desempenho com base nas métricas e definições do projeto;
- encerramento: validação das entregas do projeto, avaliações finais e arquivamento das lições aprendidas.
Quanto ao processo de encerramento, lembre-se de documentar as divergências ocorridas durante a execução. Esse trabalho facilitará as estimativas em suas obras futuras!
3. Desenvolva planos de ação
Os planos de ação consideram a avaliação de riscos, lembrando que, em projetos, eles podem ser positivos e negativos. Explico: um risco positivo é também chamado de oportunidade, pois é aquele que pode beneficiar o andamento da obra, como o adiantamento de recebimento de materiais ou a conclusão prévia de um serviço ou atividade.
Já os riscos negativos são aqueles que podem prejudicar o andamento do projeto ou do cronograma, como atrasos e menor rendimento da equipe. Os planos de ação avaliam os perigos e oportunidades que envolvem a execução da obra e consideram medidas para potencializar os riscos positivos e mitigar a ação dos riscos negativos.
Para executar a avaliação de riscos, também é interessante adotar parâmetros de obras já executadas.
4. Acompanhe diariamente o andamento do projeto
Verificar de perto a execução das atividades é muito importante para a realização do projeto. O acompanhamento se inicia na definição de métricas e metas consideradas no planejamento. A partir daí, cabe ao engenheiro ou gestor da obra observar a comparação entre planejado e realizado.
Essas verificações devem ser documentadas, pois podem ser usadas como lições aprendidas no projeto. Os principais parâmetros a verificar são:
- qualidade: atestar a conformidade na execução de serviços e atividades;
- custos: acompanhar a relação entre orçado x realizado. Permite averiguar se as estimativas são compatíveis com a realidade;
- prazos: normalmente, são definidos por avaliação paramétrica ou analogia com obras semelhantes, sendo assim, registre as possíveis alterações de cronograma, bem como suas causas;
- escopo: acompanhe o andamento e realização dos entregáveis do projeto.
5. Escolha bons profissionais
A participação de uma equipe capacitada é um ponto chave para execução de obras com menor índice de retrabalhos. A repetição de serviços implica em aumento de custos, desperdício de materiais e alterações em cronograma. Tais situações comprometem o andamento global do projeto.
Pensando nisso, escolha bons profissionais, com experiência em obras e, se não for possível, invista em treinamento para suas equipes. Com a constante evolução de técnicas e materiais, é importante manter a equipe bem preparada.
6. Conheça os stakeholders do projeto
De acordo com a definição utilizada em gerenciamento de projetos, stakeholder é qualquer pessoa ou órgão que tenha influência na execução da obra ou serviço considerado. A gestão de stakeholders é necessária, uma vez que estes podem prejudicar o andamento da construção.
Verifique os fornecedores, clientes, vizinhos, equipe de obra e de projetos e como cada um deles pode interferir na execução. Também preste atenção aos órgãos envolvidos, como prefeitura, CREA e corpo de bombeiros. Quanto aos órgãos regulamentadores, lembre-se de certificar que os projetos elaborados respeitem às legislações vigentes.
A gestão de projetos é uma área do conhecimento intimamente ligada à execução de obras de engenharia. Sendo assim, estude as melhores práticas de gerenciamento de projetos! O Ms project é a ferramenta mais utilizada para elaboração de gráficos, cronogramas e demais ferramentas de planejamento e controle. Por isso, invista em bons cursos para aprender as funcionalidades do programa.
Como o software facilita o trabalho do gestor de projetos, o entendimento adequado da ferramenta permite que o gestor se habitue com a interface do programa. No curso do IBEC, o aluno dispõe de toda a estrutura necessária para aprender com qualidade, em cursos dinâmicos, práticos e de curta duração.
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