Gestão de projetos: aprenda quando usar cada metodologia!

Gestão de projetos: aprenda quando usar cada metodologia!

Nos últimos anos, o mercado vem passando por diversas transformações. Um exemplo disso é que grandes empresas da atualidade exercem trabalhos e oferecem serviços estritamente digitais.

Startups valem muito mais do que empresas que estão no mercado há muitos anos, lojas virtuais vendem mais que muitos comércios e lojas antigas no mercado tradicional. Contudo, independentemente do tipo de empresa, para que seja bem-sucedida, a gestão de projetos é essencial.

Afinal, a gestão de projetos está diretamente relacionada com a eficácia de projetos, pois envolve a capacidade de adaptação, proporciona agilidade, torna o planejamento mais claro e objetivo e possibilita que as ações sejam voltadas a tendências de mercado, de forma a tornar viável metas e objetivos de cada empresa ou negócio.

Quer saber mais sobre esse assunto e conhecer os tipos de metodologias de gestão de projetos existentes? Então, continue a leitura!  

Importância de fazer uma boa gestão de projetos para empresas e negócios

A gestão de projetos está relacionada com a eficiência de um projeto. Porém, para que isso seja realidade, o conhecimento deve estar diretamente ligado ao gerenciamento de projetos a fim de que as novas exigências e tendências de mercado sejam conhecidas e as estratégias a serem definidas sejam assertivas.

O gerenciamento de projetos possibilita que as empresas desenvolvam ferramentas e habilidades que são necessárias para que sejam bem-sucedidas e não percam espaço no mercado. Além disso, permitem que desafios sejam enxergados como oportunidades de mudança e melhoria e que atitudes sejam tomadas rapidamente sempre que necessário.  

Metodologias de gestão de projetos existentes

Existem diversas metodologias de gestão de projetos que podem ser empregadas, porém, com as tendências atuais do mercado e da economia, foram divididas basicamente em dois grupos: as metodologias tradicionais e as ágeis. As ágeis são especialmente empregadas no desenvolvimento de softwares, mas podem ser adaptadas e aplicadas em todos os tipos de projetos.

As metodologias tradicionais tendem a definir os papéis e as responsabilidades de cada pessoa ou equipe, porém define também os limites de atuação de cada um, mesmo que contenha algum aspecto de integração. Somado a isso, é entendido que um produto só faz sentido e tem valor se for entregue em sua totalidade.

Já os métodos ágeis caracterizam-se por propor que as equipes trabalhem juntas a fim de atingir determinado objetivo comum. Por isso, o planejamento é menos engessado, sendo mais livre e aderente à realidade de que os projetos podem sofrer diversas alterações. Além disso, a visão é que cada entrega, de cada etapa, já representa valor ao projeto e ao cliente.

Identificação de cada uma delas

Metodologias tradicionais

Em resumo, as metodologias tradicionais apresentam maior foco nos processos, principalmente naqueles relacionados ao monitoramento, controle e andamento de um projeto.

Em relação ao valor, o projeto é considerado relevante quando finalizado, devendo ser entregue apenas ao final. Os processos são mais rígidos e menos flexíveis quanto às alterações. Como não apresenta tanta flexibilidade para alterações no escopo do projeto, o custo do mesmo é praticamente todo definido antes da sua realização.

Metodologias ágeis

As metodologias ágeis apresentam maior foco em um trabalho colaborativo, concentrando as atenções em esforços e contribuição da equipe, gerando grande motivação e engajamento aos envolvidos.

A visão de valor permite que a entrega seja dividida em diversas entregas com conjuntos mínimos de funcionalidades, pois se acredita que já poderão atender a determinadas necessidades dos clientes, promovendo satisfação.

Os processos apresentam maior liberdade no planejamento e na flexibilidade de alterações. Geralmente, as equipes são menores, mais multidisciplinares e baseadas em autogestão. Como é possível realizar diversas mudanças, o custo do projeto, muitas vezes, não é conhecido em seu início.

Situações para se usar as metodologias ágeis e tradicionais

As metodologias de projetos são responsáveis por auxiliar por completo o planejamento, a execução, o monitoramento e o controle de projetos. Contudo, não é necessário que uma empresa opte por um método e exclua o outro, podendo ser complementares.

A escolha deve ser pautada pelo tipo de projeto — após verificação de qual metodologia atenderá da melhor forma as metas e os objetivos definidos. Portanto, deve-se levar em consideração os seguintes aspectos:

  • objetos inclusos no escopo do projeto;
  • tempo do projeto a ser desenvolvido;
  • riscos envolvidos;
  • principal foco do cliente e do projeto;
  • o que o cliente entende como valor e entrega;
  • análise da cultura organizacional — se a empresa é mais engessada ou não;
  • custos totais — se o valor é global ou variável.

Quando escolher metodologias tradicionais

Quando o prazo for maior, o produto só fizer sentido para o cliente em sua totalidade, o preço do projeto for fechado ou definido e a cultura organizacional for mais engessada ou os setores não forem tão integrados.

Quando escolher metodologias ágeis

Quando o prazo do projeto for menor, o produto poder ser dividido em entregas menores — de forma que o cliente já possa ir utilizando alguns aspectos ou funcionalidades, quando o preço não for previamente definido e houver uma cultura de integração e colaboração maior.

Consequências de escolher a metodologia errada

Conforme falamos, existem diversos tipos de metodologias, e essas podem ser agrupadas em tradicionais ou ágeis. Contudo, a escolha da metodologia não precisa ser excludente, podendo aplicar aspectos de determinado método em outro. Porém, essa escolha demanda cautela e atenção, uma vez que pode trazer impactos no custo, prazo, relacionamento com o cliente e engajamento e motivação da equipe.

Por exemplo, ao escolher um método ágil em um projeto cujo cliente só enxerga sentido no projeto 100% concluído, isso possivelmente gerará conflitos. Além disso, caso o custo global do projeto já esteja definido previamente e não englobe grandes alterações, o uso de metodologias ágeis pode proporcionar uma redução significativa do lucro final.

Outro exemplo são os projetos que apresentam curto prazo ou que podem ser entregues em etapas. Nesse caso, o uso de metodologias tradicionais pode provocar certo desgaste com o cliente, que tem pressa em usufruir do projeto antes de seu término. Esses são apenas alguns exemplos dos impactos que a escolha da metodologia errada pode provocar.

As metodologias são extremamente importantes para otimizar a gestão de projetos e, quando utilizadas corretamente, possibilitam que a eficiência, eficácia e o sucesso do mesmo sejam otimizados.

Vale ressaltar que sucesso em projetos consiste em atender às expectativas do cliente ao cumprir o escopo, prazo e custo de acordo com o que foi planejado. O resultado proporcionado por projetos bem-sucedidos é o crescimento da empresa e a satisfação do cliente.

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