7 dicas essenciais para o planejamento e controle de obras
O planejamento e controle de obras segue os mesmos princípios, independentemente do porte da construção. Um projeto envolve várias atividades, equipes e etapas, e somente com um planejamento é possível avaliar os riscos e oportunidades do projeto.
Ao elaborar um plano de gerenciamento, o gestor consegue antecipar imprevistos, estudar o projeto e verificar quais são as melhores soluções. Isso porque é nesse momento em que é elaborada a previsão de insumos, prazos, equipes e custos envolvidos na obra.
Sabemos que estruturar os planos não é uma tarefa fácil, e por isso, listamos 7 dicas essenciais para o planejamento e controle de obras. Confira!
1. Delimite o escopo da obra
O escopo é a definição das entregas do projeto, bem como quais itens não fazem parte dessa definição. Nele serão delimitados parâmetros como:
- objetivos do projeto;
- requisitos envolvidos;
- características e sistemas construtivos;
- premissas e restrições;
- riscos e oportunidades do projeto;
- estrutura analítica do projeto (EAP);
- estimativa de custos e prazos;
- parâmetros para aceitação.
- características dos entregáveis do projeto;
- stakeholders do empreendimento.
Determinar quais itens pertencem e quais não compreendem a execução da obra é o primeiro passo para elaborar o planejamento. As equipes de projeto devem adequar o programa de necessidades e compatibilizar os sistemas construtivos — essa etapa é preliminar à execução, mas extremamente importante.
2. Gerencie os suprimentos
O gerenciamento de aquisições está relacionado a todas as outras áreas da execução da obra, como equipe, produtividade e cronograma. Coordenar os suprimentos é planejar a obtenção de produtos e serviços que serão necessários para obra. E como os itens são de fornecedores externos, é importante verificar algumas informações como prazo e condições de entrega.
Por esse motivo, o gestor deve sempre antever as necessidades. Isso quer dizer que, ao programar as aquisições da próxima etapa, é possível:
- organizar o recebimento;
- evitar atrasos;
- conferir os quantitativos;
- agir preventivamente em casos de imprevistos;
- evitar dias parados na obra.
Quando falamos em suprimentos, também é necessário dimensionar e prever as áreas para armazenamento de materiais. Por isso, elabore um layout do canteiro de obras e pense na funcionalidade e nos ganhos de produtividade da equipe. Por exemplo, é indicado que as baias de armazenagem de brita, areia e cimento fiquem próximas a betoneira — uma medida simples como essa impacta em menos tempo de transporte de insumos.
3. Controle o fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta de gerenciamento financeiro onde são lançadas as entradas e saídas de valores no decorrer do tempo — ou seja, são projetadas as receitas, despesas e saldo em caixa em períodos determinados.
Também é importante acompanhar o desempenho entre previsões e realizações. O controle do fluxo de caixa é uma forma organizada de monitorar as movimentações financeiras e tomar decisões estratégicas. Assim, os dados obtidos também poderão servir de parâmetros para outras obras semelhantes no futuro.
4. Conheça os documentos da obra
Os documentos da obra compõe a parte burocrática da definição de escopo. Depois dessa etapa, são elaborados os projetos e memoriais — o gestor deve conhecer toda essa documentação. Dessa forma, é possível delimitar os planos de ação, cronogramas e programações para execução da obra.
Verifique antes do início da execução a interferência entre os sistemas e a compatibilização de projetos. Conhecer bem o escopo e os documentos do projeto permitem que o gestor adote decisões estratégicas perante os possíveis riscos.
5. Elabore a EAP e lista de atividades
A Estrutura Analítica de Projeto (EAP) é o documento que divide o escopo do projeto de forma hierárquica e em pequenos pacotes de atividades. Essa subdivisão facilita o gerenciamento dos pacotes de serviço, e quanto mais detalhada for, mais preciso será o cronograma e mais administráveis serão os pequenos grupos de atividades.
Na EAP são detalhadas as entregas de ordem mais geral para a mais específica. Um exemplo desta subdivisão é:
- fechamento da edificação;
- levantamento das alvenarias;
- assentamento dos tijolos;
- aplicação de argamassa entre as peças cerâmicas.
6. Desenvolvimento do cronograma
O cronograma é a estimativa de tempo necessário para execução de cada atividade e para obra em geral. Uma boa dica é elaborar o documento baseando-se em estimativas paramétricas. Para isso, busque referências de obras semelhantes para estimar o tempo de execução de cada serviço.
No cronograma preste atenção às atividades do caminho crítico — aquelas que causarão maior impacto no cumprimento de prazos e no tempo geral da obra. Durante a elaboração do calendário, verifique folgas e estimativas adequadas especialmente para os itens prioritários.
As atividades consideradas no cronograma serão detalhadas na EAP do projeto, portanto, quanto mais detalhada for, mais preciso será. Lembre-se de que variáveis externas como condição climática poderão impactar na execução, e por isso, você deve documentar todas as referências de produtividade e duração, pois, tais informações servirão como lições aprendidas para empresa.
7. Monitore o desempenho da obra
Deve-se dedicar um bom tempo para o planejamento da obra, mas tão importante quanto planejar é acompanhar e monitorar as atividades. Isso porque, somente ao mensurar os resultados obtidos, é possível traçar o comparativo entre planejado e realizado.
Verificar as previsões e estimativas é muito útil para empresa, pois, além de perceber quais são os possíveis gargalos em obras, é gerado um banco de dados importantíssimo. As lições aprendidas e informações coletadas ao longo de um projeto podem servir como base de pesquisa para situações futuras.
Como exemplo, se na obra A a equipe teve um problema de desempenho, verifique quais foram as medidas adotadas e quais são aplicáveis ao projeto corrente. Planejar e controlar adequadamente as obras permite entregar produtos de acordo com os requisitos de qualidade, dentro do orçamento estimado e respeitando os prazos de entrega.
Ser um bom gestor é uma combinação de preparação e experiência. Por outro lado, a gestão não precisa ser uma atividade complexa. Por isso, é importante que você conheça as melhores ferramentas e técnicas de gestão, pois, ao adotar práticas e sistemas que simplifiquem a atividade, seu trabalho será mais produtivo.
Investir em conhecimento é a chave para ter mais oportunidades em sua carreira. Pensando nisso, o curso de planejamento e controle de obras do IBEC apresenta as melhores práticas e conceitos de gerenciamento de obras e projetos. Então, entre em contato conosco e saiba mais!