Entenda a importância da gestão de projetos para o sucesso do negócio
É preciso compreender a importância da gestão de projetos para o sucesso de um negócio, assim como seus conceitos básicos. Dessa forma, será possível ter uma visão mais sistêmica e gerenciar as diversas etapas de uma obra com eficácia.
Pode-se afirmar que a gestão de projetos é o conjunto de análises e práticas gerenciais alocadas para que se tenha sucesso na iniciação, planejamento, execução, monitoramento e finalização de um projeto. É uma atividade com início, meio e fim, que demanda uma equipe motivada, gestão de custos e comunicação.
Pensando nisso, criamos um guia especialmente para você entender a importância da gestão de projetos para o sucesso do negócio. Continue a leitura e fique por dentro do assunto!
Conceitos básicos da gestão de projetos
Antes de aprofundar o assunto e entender a importância da gestão de projetos, é preciso compreender o que é um projeto em si. Segundo o Project Management Institute (PMI), projeto é o “esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.
Todo projeto, não importa se é a construção de uma casa ou um viaduto, por exemplo, passa por cinco principais etapas:
- iniciação: verifica-se a viabilidade do projeto;
- planejamento: define o objetivo e a estratégia para alcançá-lo;
- execução: implementação do que foi planejado;
- monitoramento: avaliação do progresso;
- encerramento: formalização e aceitação do projeto pelo cliente.
Ao conhecer essas etapas, é possível antecipar problemas ou empecilhos que venham a surgir durante a obra, aumentando, assim, as chances de sucesso.
Ainda é importante destacar que cada projeto é único, mesmo que seja muito similar a outro. Edificações, por exemplo, podem ser construídas pela mesma equipe e com os mesmos materiais, entretanto, cada projeto terá situações, localização e design diferentes.
A importância da gestão de projetos para o negócio
Um projeto bem gerenciado é benéfico para todo o empreendimento. Afinal, o número de erros é reduzido, assim como o refugo de materiais e até os acidentes no local de trabalho. Confira a seguir as principais vantagens da gestão de projetos.
Otimiza os recursos empregados na obra
Todo projeto demanda diversos recursos — humanos, financeiros e materiais — para que os objetivos finais sejam alcançados. Todavia, muitas vezes, esses recursos são mal conduzidos, gerando perdas desproporcionais.
A adequada condução permite uma melhor gestão dos diversos recursos, garantindo que se extraia o máximo de desempenho de cada um deles. Dessa forma, toda a empresa é beneficiada, tornando-se mais competitiva.
Reduz os custos e aumenta a lucratividade da empresa
Toda empresa existe para obter lucro. Porém, o excesso de desperdício nos projetos gera custos exorbitantes e torna esse objetivo quase que impossível.
A adequada gestão permite calcular e gerenciar melhor os custos, além de reduzir falhas que diminuam o lucro. Para tal fim, também é importante conhecer a engenharia de custos, uma das áreas que mais se destacam nos últimos tempos.
Identifica a causa raiz dos problemas
Ao longo de uma empreitada, é comum que diversos problemas possam surgir. A equipe está desmotivada, a entrega está fora do prazo, o orçamento não foi respeitado e assim por diante. Porém, qual a causa raiz?
A gestão de projetos, por meio de ferramentas específicas, como o diagrama de Ishikawa, ajuda a identificar as causas de um problema, assim como a combatê-las para que não voltem a surgir no futuro. Logo, é possível aumentar a eficiência da empresa, das operações diárias e dos projetos.
Aumenta a qualidade da obra
A qualidade é crucial para qualquer empresa, especialmente para aquelas que atuam na área de engenharia. A falta de atenção ao assunto pode pôr em risco não apenas o projeto, mas a reputação da empresa no mercado.
A adequada gestão de projetos tem sempre em vista a qualidade de execução e entrega das etapas combinadas, objetivando a satisfação dos clientes finais e demais stakeholders. Assim, também é possível melhorar a imagem da empresa.
Melhora a comunicação com a equipe
A comunicação com a equipe é fundamental para que uma obra seja bem executada. Porém, muitas vezes, o assunto é negligenciado. A falta de diálogo provoca perdas, conflitos interpessoais e fofocas ao longo do expediente.
Um profissional com conhecimento em gestão de projetos nunca deixaria esse assunto em segundo plano. Pelo contrário, estaria apto para implementar práticas e ferramentas que otimizassem a comunicação com a equipe de trabalho.
Respeita prazos, normas e orçamento
Por fim, é preciso considerar que a gestão de projetos ajuda a empresa e seus profissionais a respeitarem os prazos de entrega, as normas e o orçamento inicialmente estipulado, tornando a companhia muito mais eficiente e eficaz.
Há uma série de ferramentas que tornam isso possível, como termos de abertura de projetos, metas SMART e o acompanhamento de indicadores-chave de desempenho. No final, é factível obter melhores resultados.
Ferramentas tecnológicas capazes de otimizar a gestão
Como se pode ver, a gestão de projetos beneficia o negócio de diversas formas, tornando-o mais “enxuto”, competitivo e eficaz em cada operação. Todavia, é preciso considerar o uso de ferramentas para potencializar os resultados, como:
- Trello: é um aplicativo gratuito usado para gestão de projetos, podendo ser usado apenas pelo responsável ou por toda a equipe;
- Keep Google: aplicativo de anotações do Google, permite que notas sejam criadas via celular ou web e compartilhadas com o time;
- Evernote: sistema que pode ser acessado do smartphone ou computador e permite a gestão das tarefas diárias, além de anotações específicas.
Cada uma dessas ferramentas possui uma funcionalidade distinta, sendo, inclusive, possível usá-los de forma complementar. Assim, é possível manter toda a equipe conectada e alinhada com o que deve ser feito, melhorando os resultados.
Os primeiros passos para ser um gestor de projetos
Para finalizar, é importante compreender que para gerenciar adequadamente os projetos, beneficiando a companhia das mais diversas formas, é preciso se aprofundar no assunto, conhecer suas etapas e ferramentas.
É importantíssimo realizar cursos — de qualificação ou pós-graduação, por exemplo — que permitam que determinadas competências sejam desenvolvidas, transformando o profissional em um verdadeiro gestor de projetos. Logo, além de otimizar os resultados da empresa, será possível desenvolver a si mesmo e se tornar mais competente.
Veja, agora você está por dentro do assunto! Pode-se afirmar que a adequada gestão de projetos é primordial para o sucesso do negócio, mantendo-o rentável e competitivo. Assim, é possível crescer e se destacar da concorrência.
Agora você entende a importância da gestão de projetos, certo? Aproveite para assinar nossa newsletter e receber nossas novidades diretamente em seu e-mail!