Entenda a diferença entre gestão de projetos e gestão de processos
Pode soar bem parecido, mas existe uma boa diferença entre gestão de projetos e gestão de processos. Uma não anda sem a outra e as duas juntas se complementam, ajudando as corporações a atingirem objetivos tangíveis.
Se a empresa tem as duas vertentes organizadas, coesas e trabalhando em prol dos propósitos, isso pode significar, e muito, sinônimo de sucesso.
Quer entender mais quais são as diferenças entre gestão de projetos e gestão de processos? Continue a leitura e aprenda a diferenciá-los!
Como aprender a diferenciá-las e usá-las da melhor forma possível?
Gestão de Projetos
Podemos definir projeto como um esforço para realizar um determinado trabalho único em um espaço finito de tempo, que necessita de recursos para ser realizado. Logo, todo projeto tem data de início e fim bem definidas e geram um produto final exclusivo.
Gerenciar projetos é obter resultados através de pessoas, ou seja, requer competências de lideranças inerentes a administração de resultados.
Para uma boa gestão de projetos é preciso entender sobre as boas práticas e aplicá-las na organização. Entender algumas definições são importantes:
Escopo
Escopo do produto
O escopo do produto é um conjunto de características e funções que descrevem o produto que será entregue. Pode ser um objeto, um serviço, uma ampliação, uma reforma etc.
Escopo do projeto
O escopo do projeto é o trabalho a ser feito pela equipe para a geração do produto a ser entregue. É o meio de se chegar ao produto final.
Prazo
Tempo necessário para que produto seja desenvolvido e entregue ao cliente. Envolve o planejamento das fases do projeto, dentro do plano de gerenciamento de escopo.
Todo o esforço que será desprendido para se chegar ao produto final deverá ser medido em prazo para que a data de término seja coerente com o esperado. Deve-se buscar incansavelmente para que os prazos sejam cumpridos de forma sistemática. A perda de uma data atrelada a outras atividades sequenciais atrasará o cronograma em vários dias, causando um impacto diretamente proporcional em custo.
Orçamento
O orçamento será o quanto, em valores monetários, de recurso — humanos, materiais e financeiros — estará disponibilizado pela organização para que todo escopo do projeto seja desenvolvido sem que haja gastos desnecessários, prezando sempre pela economia e pela forma simples de se fazer o bem feito.
Qualidade
Entregar o produto final equilibrando escopo, custo e prazo de forma que as alterações sejam as mínimas possíveis, já que qualquer intervenção em uma das três áreas gerará obrigatoriamente interferência nas outras duas.
Promover a melhoria contínua significa não errar os mesmos erros e melhorar caminhos que estão burocráticos demais ou sendo ineficientes, para que a gestão transcorra da melhor maneira possível, sem grandes obstáculos pelo caminho.
Recursos
Para que o projeto aconteça é preciso designar recursos: humanos, materiais e financeiros. Além disso é necessário monitorar e controlar esses recursos da melhor forma possível, fazendo com que eles sejam alocados na tarefa correta, comprados no momento correto, negociados com condições boas para a organização. Tendo em mente atingir a meta desejada.
Riscos
Risco é trabalhar com o desconhecido. É um evento que pode acontecer e irá afetar o projeto. Quanto mais informações se tem de projetos anteriores maior será a base de dados para um levantamento mais assertivo dos riscos esperados.
Deve-se trabalhar sempre para extinguir os riscos de impactos negativos no projeto e maximizar os riscos de impactos positivos, as chamadas oportunidades. Ambos deverão ser levantados durante a iniciação do projeto, mas serão alimentados durante o seu ciclo de vida.
Entendemos melhor que gestão de projetos é um ciclo de vida pulsante para entregar um determinado produto a um cliente final.
Por meio da aplicação das boas práticas conseguimos entregar um produto final de qualidade que atenda as necessidades e expectativas do usuário.
Gestão de Processos
Os processos representam as necessidades burocráticas de uma organização em que a equipe utiliza para realizar os trabalhos diários. São os passos que precisam ser dados para se chegar ao objetivo.
Eles estabelecem a rotina de trabalho e todos os documentos que serão utilizados para o desenvolvimento do projeto. É por meio de processos que desenvolvemos metodologias que precisam, ao longo do tempo, serem atualizadas e melhoradas, podendo extinguir ou adicionar processos.
Os documentos elaborados para otimizar a rotina de trabalho precisam estar em processo constante de melhoria contínua, para que a qualidade do projeto entregue esteja sempre adequada à necessidade do cliente e haja a evolução da organização para um amadurecimento em gestão.
Uma boa gestão de processos mostra como a organização funciona, por meio do mapeamento sistematizado é possível detectar falhas nos procedimentos e intervir a fim de melhorar o método utilizado. Também ajuda novos funcionários a não ficarem perdidos e demonstra confiabilidade da organização ao mercado.
A união
Projetos de sucesso deixam como rastro processos eficientes. Pode-se dizer que o sucesso do projeto cabe em aplicar as boas práticas de gestão aliadas ao grau eficiente de processos. Ou seja, os processos ajudam o projeto a se desenvolver de forma congruente e não são empecilho para seu desenrolar dentro da organização.
Gestão de projetos e gestão de processos devem caminhar juntos para alcançar o grau de excelência e maturidade desejado pela organização.
Melhores práticas
O guia PMBOK® descreve que o gerenciamento de projetos deve ser feito através da aplicação e integração de 47 processos agrupados em cinco grandes grupos — iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e execução — cada grupo é composto por inúmeros processos, é claro que não iremos aplicar todos eles, porém é necessário saber qual o melhor se encaixa à realidade do projeto e da organização.
Saber diferenciar gestão de projetos e gestão de processos é de fundamental importância para vivência em ambientes corporativos que entregam projetos a todo instante. Saber em qual momento o método é falho — processo ou projeto — ajuda a poupar esforço extra e concentrar ações para a melhoria do que, de fato, precisa ser aperfeiçoado.
O gerente de projeto precisa ter tato e percepção do que está falho e afetando o andamento do seu empreendimento, para isso, possuir conhecimento teórico na área o ajudará a identificar os gatilhos do que precisa ser melhorado e a iniciar plano de melhoria. Estudar gestão de projetos pode ser um grande diferencial para o mercado de trabalho e para as empresas que possuem esse profissional.
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