O que é EAP e como utilizar adequadamente em seus projetos?
O que é EAP e como utilizar adequadamente em seus projetos?
É seu primeiro mergulho no mundo do gerenciamento de projetos e todos ao seu redor parecem falar um idioma desconhecido. Pior do que isso, seus colegas de trabalho lançam siglas à esquerda e à direita, e não há tempo suficiente para você procurar no Google antes de uma nova ser colocado casualmente em jogo.
Acompanhar todas as siglas do gerenciamento de projetos pode ser uma tarefa difícil, especialmente para quem ainda não tem especialização na área. Contudo, para ajudar você a entender mais desse meio, vamos explicar, neste post, um pouco sobre o que é EAP — uma das principais metodologias (e siglas) que você ouvirá.
No gerenciamento de projetos, a EAP significa Estrutura Analítica do Projeto. Essa é uma ferramenta fundamental que ajudará você a planejar, gerenciar e avaliar grandes escopos. Então, vamos aprender um pouco mais sobre ela? Acompanhe o texto!
O que é EAP?
O PMBOK — outra sigla importante na gestão de projetos e que dá nome a uma coleção internacionalmente reconhecida de processos e áreas de conhecimento aceitas como melhores práticas para essa profissão — define a EAP como:
Uma decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser executado pela equipe do projeto para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias.
Em outras palavras, a EAP define todas as coisas que um projeto precisa realizar, organizadas em vários níveis e exibidas graficamente. Essencialmente, ela permite definir o “quê” do escopo para que você possa visualizar facilmente o “como”.
Tudo o que você precisa realizar nessa etapa é exibido em um único gráfico fácil de entender. O objetivo dele, por sua vez, é decompor atividades complexas em componentes menores e mais gerenciais.
Como montar uma EAP?
O grande segredo da EAP é a entrega a ser realizada, que deve incluir todo o trabalho necessário para concluir a entrega e garantir que nenhuma tarefa apareça duas vezes.
Ela, ainda, divide o produto em seus componentes lógicos. Seus níveis mais baixos são os pacotes de trabalho, além dos quais uma entrega não pode ser mais decomposta. O Project Management Institute (PMI) recomenda que esses volumes tenham cerca de 8 a 80 horas de duração.
O gerente de projeto, então, cria a EAP, dividindo cada componente lógico entre vários desses pacotes. Eles são atribuídos ao membro da equipe apropriado, que será responsável por completar aquela parte dentro prazo.
Ainda achou difícil de entender? Vamos dar uma olhada em um exemplo.
Exemplos de criação de uma EAP
Pense em uma EAP para um projeto de construção de uma casa. Claro que edificar uma casa é obviamente um empreendimento muito complexo. Você precisa construir uma fundação (que por si só é um empreendimento extremamente complexo), uma maneira de gerenciar a infraestrutura, pensar na construção do interior etc.
Uma EAP divide todas essas atividades em partes menores e mais fáceis de administrar. Assim, você pode ter um grupo responsável pela construção da fundação e, dentro desse grupo, contar com uma equipe focada na escavação, outra na concretagem e assim por diante.
É comum ter três níveis de decomposição na EAP. Você pode ter um quarto e, até mesmo, um quinto nível, no caso de projetos um pouco mais técnicos. Para a maioria dos desenhos, no entanto, três níveis serão suficientes.
Quais os benefícios da EAP?
Embora, muitas vezes, ignorada no processo de planejamento, uma Estrutura Analítica do Projeto é uma ferramenta poderosa para finalizar os escopos com eficiência e pontualidade.
Aqui estão algumas das vantagens e benefícios de criar uma EAP:
- oferece uma visão contínua para os membros do gerenciamento e da equipe sobre como o projeto inteiro está progredindo;
- minimiza a chance de adicionar algo fora do escopo do trabalho ou esquecer um produto essencial;
- garante que não haja sobreposição nem lacunas de responsabilidade ou recursos;
- fornece uma base para estimar custos e alocar recursos humanos e outros;
- fornece uma maneira de tornar as experiências bem-sucedidas repetíveis;
- fornece uma representação visual de todas as partes de um projeto;
- define resultados específicos e mensuráveis;
- divide o trabalho em partes gerenciáveis.
Quais as características de uma EAP?
Nem todas as distribuições de entregas do projeto podem ser classificadas como uma EAP. Para ser chamada de Estrutura Analítica do Projeto ela deve ter certas características. Veja abaixo.
- Hierarquia: a EAP é de natureza hierárquica. Cada nível superior existe em um relacionamento hierárquico estrito com o nível inferior. De outra forma, a soma de todos os elementos inferiores deve fornecer ao elemento superior;
- regra dos 100%: cada nível de decomposição deve perfazer 100% do nível superior. Também deve haver, pelo menos, dois elementos inferiores;
- mutuamente exclusivo: todos os elementos em um determinado nível em uma EAP devem ser mutuamente exclusivos. Não deve haver sobreposição nem nas entregas e nem no trabalho deles. Isso serve para reduzir a falta de comunicação e duplicação do trabalho;
- foco no resultado: a EAP deve focar o resultado do trabalho, ou seja, as entregas, em vez das atividades necessárias para chegar lá.
A EAP é um tipo de cronograma do projeto?
Outra fonte comum de confusão para iniciantes é a diferença entre a Estrutura Analítica do Projeto, o cronograma e o plano desse escopo. Embora essas três coisas frequentemente descrevam a mesma coisa — o que deve ser alcançado com esse empreendimento — elas variam muito em escopo e detalhes.
A EAP descreve as entregas necessárias para concluir o projeto, mas não inclui cronogramas ou recursos. O objetivo é dar à equipe uma ideia hiper-focada do que eles precisam alcançar.
Já o cronograma do projeto descreve as entregas, bem como seus prazos e requisitos de recursos. Pense nisso como o “o quê”, “quando” e “quem” de todo o escopo.
O plano do projeto é um documento que abrange praticamente todos os aspectos do desenho e seu gerenciamento. Inclui detalhes sobre como será executado, gerenciado e controlado. Geralmente, há vários planos constituintes que regem comunicações, gerenciamento de riscos, gerenciamento de mudanças etc.
Naturalmente, o desenvolvimento de uma EAP não é fácil e pode ser um processo meticuloso e isso pode demorar um pouco.
Uma grande EAP (que identifica milhares de atividades) pode levar muitas horas para ser desenvolvida. Quanto maior for o projeto, maior será esse processo, e você precisará das ferramentas de gestão certas. Contudo, os benefícios de tirar tempo antes do início do trabalho para fazer a EAP e, mais do que isso, saber como fazê-la da melhor maneira, é fundamental.
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Excelente matéria!
Grato