• julho 13, 2017
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Gestão de portfólio de projetos: o que é, por que é importante e mais!

Gestão de portfólio de projetos: o que é, por que é importante e mais!

Você já ouviu falar em gestão de portfólios? Apesar de agregar muito valor no mundo corporativo, poucos profissionais sabem o que esse termo significa e a importância da implementação dessa prática nas empresas.

Nesse post, você entenderá o que é gestão de portfólio de projetos, quais ferramentas podem ser utilizadas para realizar esse tipo de gerenciamento, assim como os principais fatores estratégicos que estão envolvidos nesse processo.

Abordaremos também qual é o papel de um gestor de projetos e como fazer um bom gerenciamento. Vamos lá?

Entenda o que é gestão de portfólio de projetos

As empresas entendem que é preciso executar projetos para colocar as estratégias corporativas em ação. No entanto, além de saber claramente quais são os objetivos e metas da organização, é preciso também fazer a priorização dos projetos que são mais relevantes de serem realizados. ​

Além disso, deve-se conhecer qual a disponibilidade atual e futura de recursos. É necessário avaliar as interdependências que existem entre os diversos projetos da empresa para o compartilhamento de recursos, stakeholders e aspectos políticos, por exemplo.

Fazer a gestão de portfólio de projetos é uma maneira de maximizar o Retorno sobre Investimento (ROI), somando os resultados de diferentes projetos para alcançar resultados maiores.

Essa prática, portanto, não consiste apenas em executar vários projetos simultaneamente. Na verdade, deve ser entendida como a associação de estratégias, conhecimentos e técnicas de gestão de vários projetos em um único portfólio, com metas comuns, visando a otimização da alocação dos recursos da empresa e do alcance de resultados.

A importância de realizar uma boa gestão de portfólios

Realizar uma boa gestão de portfólios de projetos significa conquistar o objetivo almejado pela empresa sem ultrapassar o limite de recursos exigidos por cada projeto. Para isso, é preciso um profissional que saiba organizar e utilizar técnicas e habilidades para gerir com sucesso todos os recursos disponíveis e distribuí-los corretamente.

Nesse caso, o gestor de portfólio é essencial! Ele atua focado em cumprir metas e alcançar os objetivos controlando fatores de risco, prazos e custos de vários projetos ao mesmo tempo, sempre lado a lado do gestor de cada projeto.

Assim, um projeto nunca ficará sem recursos – sejam eles financeiros ou pessoal – para ser corretamente executado. Além disso, a alocação correta desses recursos pelo gestor de portfólio garante que todos sejam concluídos dentro dos prazos propostos

Conheça as principais ferramentas para gerenciamento de portfólios

Atualmente existem diversos tipos de softwares para facilitar a gestão dos portfólios de projetos. Apresentamos abaixo alguns recursos disponíveis nos principais softwares dessa categoria que estão presentes no mercado.

Project Builder

Com o Project Builder é possível definir qual área da companhia será responsável pela execução do projeto, fazer a associação de projetos aos objetivos estratégicos da empresa, criar propostas de projetos e classificar em qual estágio de avaliação cada iniciativa está e também fazer a seleção e priorização de projetos.

SoftExpert

O SoftExpert possibilita a visão em tempo real dos investimentos, iniciativas e recursos da organização. O uso desse software capacita os gestores para a tomada de decisões de maneira a priorizar investimentos e mitigar riscos.

Microsoft Project

Por meio do Microsoft Project, é possível modelar diferentes cenários de portfólio para delimitar o melhor caminho estratégico considerando as restrições de recursos da organização. Pode-se também compartilhar relatórios com outros colaboradores da empresa, obter informações, assim como capturar e avaliar ideias de qualquer projeto da empresa de forma padronizada.

Descubra os fatores estratégicos mais importantes para a gestão de portfólios

A vinculação dos projetos com a visão e o plano estratégico corporativo pode ser feita utilizando duas abordagens diferentes.

A primeira delas é chamada top-down. Nesse caso ela considera os recursos disponíveis da organização para então gerar um plano de ação. Assim, os recursos serão distribuídos de acordo com sua disponibilidade e sua necessidade maior em projetos com prazo mais curto.

A outra abordagem é denominada bottom-up. Essa técnica requer a coleta de dados sobre todos os projetos que estão sob responsabilidade da organização. Avalia-se quanto de recurso é necessário para cada um dos projetos e, então, a distribuição é feita com base nessa necessidade de cada projeto.

É importante salientar, no entanto, que essas abordagens são complementares, sendo que uma compensa as limitações da outra. Portanto, um bom gerenciamento de portfólio deve contemplar as duas técnicas.

Saiba qual é o papel de um gestor de portfólios

O gestor de portfólio possui uma função específica dentro da empresa, supervisionando os projetos já existentes ao lado de cada um dos gestores de projetos. Esse profissional é capaz de manter os recursos, custos e prazos de toda a empresa sob controle e divididos em equilíbrio para cada projeto.

Desta forma, existem diferenças fundamentais entre o papel do gerente de projetos e do gerente de portfólios de projetos.

Enquanto o gerente de projeto deve garantir que os seus projetos sejam desenvolvidos de forma adequada e concluídos com sucesso, o gestor precisa trabalhar para que os projetos certos sejam realizados para alcançar os objetivos.

Assim, o gerente de portfólios tem o papel de supervisionar o trabalho dos gestores de todos os projetos para que os resultados estejam sempre em consonância com os objetivos estratégicos da organização.

Além disso, é função do gestor atuar na adequação de custos, recursos e prazos para que os projetos idealizados atinjam as expectativas de todos os envolvidos, alinhando as estratégias de diferentes setores da empresa.

Veja como realizar um bom gerenciamento de portfólios

Na gestão de projetos, o caráter do gerenciamento é mais voltado para fatores operacionais. Já a gestão de portfólio de projetos tem como foco principal o cumprimento de metas e alcance de objetivos.

O trabalho com portfólios exige um perfil visionário do gestor para a antecipação de tendências e também para a tomada de decisões antes da ocorrência dos fatos concretos.

Essa capacidade de previsão de tendências pode ser desenvolvida questionando-se, constantemente, os aspectos relacionados à produtividade e pertinência dos projetos, pretensões do portfólio, indicadores de desempenho dos projetos, grau de interdependência entre os projetos, etc.

O gerenciamento de portfólio, portanto, exige o monitoramento do ciclo de vida de todos os projetos para saber se cada um possui papel fundamental para o portfólio e, consequentemente, para os objetivos estratégicos da corporação.

Dessa forma, a gestão de portfólio de projetos é uma prática fundamental para que a empresa possa executar projetos que sejam relevantes e que estejam alinhados com a visão e os objetivos estratégicos da corporação. A vinculação dos projetos às metas da empresa pode ser realizada por meio das técnicas top-down e bottom-up.

O papel do gestor é, essencialmente, garantir que todos os projetos do portfólio estejam alinhados entre si e com as metas da organização. Para que isso aconteça, ele precisa ter um perfil visionário, realizando a tomada de decisões a partir de tendências. O trabalho de gerenciamento de portfólio pode ser facilitado utilizando-se softwares como Project Builder, SoftExpert, Microsoft Project, entre outros que estão disponíveis no mercado.

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