Gestão de contratos: 10 dicas fundamentais para fazer

Gestão de contratos: 10 dicas fundamentais para fazer

Gestão de contratos: 10 dicas fundamentais para fazer

Você já ouviu falar em gestão de contratos? Administrar esses documentos é fundamental para que a empreiteira desenvolva um bom relacionamento com seus clientes e se torne um nome de referência na construção civil.

Quando se trata dessa área da engenharia, a presença do gestor e a fiscalização das obras são constantes e obrigatórias. Para facilitar e realizar o trabalho com eficiência, é necessário entender sobre o assunto.

Pensando nisso, preparamos este artigo para você. Descubra agora mesmo como administrar os acordos pode melhorar as receitas da empresa e sua relação com os clientes. Acompanhe!

O que é a gestão de contratos e como atuar na área?

A gestão de contratos na Engenharia Civil consiste na administração legal de todos os elementos que podem envolver o planejamento, execução e entrega de uma obra, projeto ou serviço, como:

  • captação de matéria-prima e recursos financeiros, aluguel de equipamentos e contratação da mão de obra necessária para a execução da obra;
  • seleção de fornecedores;
  • processos licitatórios, entre outros.

O profissional que deseja atuar como gestor de contratos deve investir em uma especialização, preferencialmente em Gestão de Projetos ou Engenharia de Custos.

A formação, aliada à experiência, permite que o engenheiro possa auxiliar o departamento jurídico a redigir os contratos, que necessitam de uma pessoa que tenha amplo conhecimento em plantas, diagramas, listas de materiais, cronogramas, organogramas, mapa de riscos, entre outras atividades ligadas à construção civil.

Quais as consequências da falta de gestão?

A falta de gestão de contratos traz graves consequências a uma empresa. O descumprimento de cláusulas ou normativas e furos na auditoria podem render multas com valores altíssimos para a empreiteira,  levando até mesmo à falência.

Em casos menos graves, mas também altamente prejudicais à saúde financeira da construtora, podem ocorrer falhas na prospecção de insumos para uma obra, atrasos no andamento dos serviços ocasionando a insatisfação dos clientes e, consequentemente, uma perda na vantagem competitiva.

Como fazer a gestão de contatos?

Para que a gestão de contratos fique um pouco mais clara, preparamos um manual com 10 dicas essenciais que podem ser aplicadas na elaboração desses documentos. Acompanhe!

1. Tenha uma boa redação

Um contrato bem elaborado é requisito básico para as empresas que atuam estrategicamente e desejam manter seus negócios sempre seguros.

Usar modelos prontos ou pedir para que uma pessoa elabore apenas um contrato padrão para todos os produtos, obras, bens ou serviços pode ser um tiro no pé.

Cada transação tem suas particularidades e o ideal é que cada contrato seja escrito por profissionais que estejam aptos a redigir acordos que sejam interessantes para as duas partes, além de manter a segurança do contratante em alguma eventualidade.

2. Antecipe e gere novas receitas

Uma gestão de contratos eficiente também é aquela que consegue transformar os acordos em uma ferramenta para a antecipação e geração de novas receitas.

Para isso, adotar um sistema que permita um panorama dos documentos é fundamental. Assim, o gestor pode conceder descontos e oferecer negociações que permitam antecipar os recebimentos ou renegociar dívidas, de maneira estratégica e segura.

3. Esteja prevenido

Quando se trata de contratos de longa duração, financiamentos e pagamentos realizados de maneira gradual, o valor final do objeto de negociação pode sofrer mudanças bruscas devido à flutuação da economia.

Para evitar possíveis prejuízos, a prevenção é fundamental. Estar sempre atualizado sobre novas taxas, atento às oscilações e estudar sobre o mercado é fundamental para fazer uma gestão de contratos segura.

4. Adote relatórios

O Relatório Diário de Obras (RDO) e o Relatório de Não Conformidade (RNC) são documentos obrigatórios em uma gestão de contratos na construção civil, auxiliando na organização da rotina de trabalho, facilitando o processo de tomada de decisões e agilizando as correções que eventualmente são necessárias.

O RDO possui uma lista de nove itens obrigatórios para a sua elaboração, de acordo com a Resolução no 1.084, que dispõe a adoção do Livro de Ordem de obras e serviços de engenharia e outras profissões vinculadas ao CREA.

Já o RNC exige a construção de um roteiro que exponha a situação que está fora dos parâmetros como os exigidos pelos clientes ou legais, as causas, o responsável pela geração dessa não conformidade e o prejuízo causado, para que finalmente possa ser definida uma maneira de evitar que ocorram novos problemas originados pelos mesmos motivos e pela mesma pessoa.

5. Registre as ocorrências

Os funcionários são o bem mais precioso de uma empresa. Quando falamos em construção civil, o cuidado com esses colaboradores deve ser redobrado, uma vez que um acidente pode causar danos irreversíveis à saúde, ao corpo do indivíduo e até mesmo custar a vida.

Nesse contexto, é importante que o gestor de contratos seja adepto ao registro de ocorrências, solicitando um relatório diário que contenha:

  • registro das ocorrências por meio de texto e fotos;
  • checklist para verificar o atendimento às normas da Segurança do Trabalho;
  • manter um protocolo de informações básicas, como condições climáticas, número de funcionários trabalhando naquele dia, equipamentos de trabalho, entre outros.

A intenção desse arquivo é ter um controle sobre a execução da obra, que proteja tanto o empregador quanto o empregado e facilite os processos de auditoria.

6. Seja organizado

A organização é fundamental para garantir um rápido acesso a todos os documentos que dizem respeito aos serviços que uma empresa já realizou ou que estão em andamento.

Manter esses registros organizados garante o esclarecimento rápido das dúvidas que possam surgir, facilitam o trabalho de auditoria e de consulta a serviços já concluídos e podem ser utilizados como base para novos contratos.

7. Utilize um software

Todos os passos descritos acima podem ser realizados de maneira mais simplificada com o uso de um software adequado para as funções.

Atualmente, existe no mercado de TI uma série de plataformas especializadas na gestão de contas e contratos. Se preferir, entre em contato com a empresa que cuida da área de informática do negócio e verifique a possibilidade de integrar essas funcionalidades no sistema atual.

8. Antecipe as renovações

Com um cenário cada vez mais competitivo e a economia instável há alguns anos, o mundo corporativo pode ser uma caixinha de surpresas.

Para evitar o susto ao se deparar com as receitas, tome a frente para negociar a renovação dos contratos dos clientes algumas semanas antes da data do vencimento, aumentando as chances de fidelização, simplificando as projeções para os próximos períodos e antecipando medidas necessárias para manter as contas equilibradas.

9. Confira os detalhes

Os termos contratuais devem ser revisados constantemente durante a vigência do documento. O item 3 deste manual recomenda que a pessoa responsável pela gestão dos contratos mantenha-se atualizada sobre as mudanças do mercado.

Contudo, deve estar atenta também aos contratos. Um erro muito comum é que as empresas prestem atenção em alterações somente na elaboração de novos contratos, deixando de fazer as atualizações necessárias nos acordos correntes, o que pode gerar altas multas a serem pagas pela empresada contratada.

10. Peça um feedback aos clientes

Para manter os clientes fidelizados, ajudar nas negociações e oferecer melhorias contínuas na prestação de serviços, questione o cliente a respeito de suas impressões sobre o contrato.

Investigue se o que foi redigido deu margem para outro entendimento, se o serviço está de acordo com o que foi firmado e se o contrato foi claro a respeito das etapas do projeto.

A gestão de contratos feita com profissionalismo e qualidade garante o equilíbrio entre a capacidade de prestar um serviço de excelência dentro dos prazos estabelecidos para os clientes e o cumprimento das particularidades de cada um deles, garantindo a sustentabilidade do negócio e a satisfação do contratante.

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